แผนการสงวนรักษาทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัลพิบูลสงคราม

สำนักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศ มหาวิทยาลัยราชภัฏพิบูลสงคราม ดำเนินงานจัดทำคลังสารสนเทศดิจิทัลพิบูลสงคราม เพื่อรวบรวม จัดเก็บ และให้บริการทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัลผ่านระบบบริหารจัดการฐานข้อมูล โดยใช้ซอฟต์แวร์ DSpace และดำเนินการลงรายการเมทาดาทาตามมาตรฐานสากล เช่น Dublin Core Metadata Initiative (DCMI) เพื่อให้ข้อมูลสามารถเข้าถึงและใช้งานได้อย่างเป็นระบบ และการจัดการให้บริการทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัลเป็นไปอย่างต่อเนื่องในระยะยาว จำเป็นต้องมี แผนการสงวนรักษาทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัล ที่ครอบคลุมการดูแลรักษาข้อมูล การป้องกันการสูญหาย และการรองรับการเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยี ซึ่งรวมถึงแนวทางการสงวนรักษาข้อมูล มาตรฐานด้านความปลอดภัย และกระบวนการดำเนินงานที่สอดคล้องกับนโยบายของมหาวิทยาลัย เพื่อให้มั่นใจว่าทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัลของคลังสารสนเทศดิจิทัลพิบูลสงครามได้รับการดูแลรักษาอย่างเป็นระบบและยั่งยืน โดยแผนสงวนรักษาทรัพยากรดิจิทัล มีทั้งหมด 9 ข้อ ดังนี้

1. วัตถุประสงค์
     1.1 รักษาความถูกต้องและความครบถ้วน ของทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัลให้มีคุณภาพและความสมบูรณ์ตลอดอายุการใช้งาน
     1.2 ป้องกันการสูญหายหรือเสียหาย ของข้อมูลดิจิทัลจากปัจจัยต่าง ๆ เช่น ความเสื่อมของสื่อบันทึก ข้อผิดพลาดทางเทคนิค และภัยคุกคามทางไซเบอร์
     1.3 สนับสนุนการเข้าถึงและใช้งานระยะยาว โดยจัดให้มีมาตรการที่ช่วยให้ข้อมูลสามารถใช้งานได้อย่างต่อเนื่องแม้มีการเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยี
     1.4 กำหนดแนวทางการบริหารจัดการทรัพยากรดิจิทัล ให้เป็นไปตามมาตรฐานสากล เช่น OAIS (Open Archival Information System) และมาตรฐานอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง
     1.5 จัดลำดับความสำคัญของการสงวนรักษา เพื่อให้สามารถบริหารจัดการทรัพยากรดิจิทัลได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยพิจารณาตามประเภท คุณค่า และความสำคัญของข้อมูล
     1.6 พัฒนาแนวทางการอพยพข้อมูล เพื่อรองรับการเปลี่ยนแปลงระบบหรือแพลตฟอร์มใหม่ โดยไม่ทำให้ข้อมูลสูญหายหรือเสียหาย
     1.7 เสริมสร้างแนวทางการควบคุมคุณภาพ ในการสงวนรักษาทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัล เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลยังคงมีความถูกต้อง เชื่อถือได้ และสามารถเข้าถึงได้ในอนาคต

2. ขอบเขต
แผนการสงวนรักษาทรัพยากรสารสนเทศครอบคลุมทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัลที่อยู่ภายใต้การดูแลของ สำนักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศ มหาวิทยาลัยพิบูลสงคราม เช่น วิทยานิพนธ์ ดุษฎีนิพนธ์ งานวิจัย บทความวิชาการ หนังสือหายาก และสื่อดิจิทัลอื่น ๆ ที่ผลิตขึ้นโดยนักศึกษา คณาจารย์ และบุคลากรของมหาวิทยาลัย

3.บทบาทและหน้าที่ความรับผิดชอบ
บุคคลสำคัญที่ต้องรับผิดชอบแผนการสงวนรักษาทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัลนี้ ประกอบด้วย
     3.1 ผู้บริหาร ได้แก่ ผู้อำนวยการสำนักฯ และหัวหน้างานที่เกี่ยวข้องร่วมกันกำหนดแนวนโยบาย และแผนการสงวนรักษาทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัล ในภาพรวมของสำนักฯ
     3.2 บุคลากรคลังสารสนเทศดิจิทัลพิบูลสงคราม ได้แก่ บรรณารักษ์ นักเอกสารสนเทศ นำนโยบายไปปฏิบัติ รับผิดชอบกระบวนงาน รวมทั้งประเมินผลการสงวนรักษา และสรุปผลเสนอต่อผู้บริหาร

4. เกณฑ์และลำดับความสำคัญของทรัพยากรที่ต้องดำเนินการสงวนรักษา
     4.1 ลำดับความสำคัญสูงสุด วิทยานิพนธ์ งานวิจัย และเอกสารทางวิชาการที่เป็นข้อกำหนดของมหาวิทยาลัย
     4.2 ลำดับความสำคัญปานกลาง บทความวิชาการ สื่อการเรียนการสอน และหนังสือหายาก
     4.3 ลำดับความสำคัญต่ำสุด สื่อดิจิทัลทั่วไปที่ไม่มีผลกระทบต่อการเรียนการสอนและงานวิจัยหลักของมหาวิทยาลัย

5. ประเภททรัพยากรสารสนเทศดิจิทัล
     5.1 ไฟล์เอกสาร (PDF, DOCX, TXT)
     5.2 ไฟล์เสียง (MP3, WAV)
     5.3 ไฟล์วิดีโอ (MP4, AVI)
     5.4 ไฟล์ภาพ (JPEG, PNG, TIFF)
     5.5 ไฟล์ข้อมูลเชิงโครงสร้าง (XML, JSON, CSV)

6. การสงวนรักษาและการควบคุมคุณภาพ
     6.1 จัดเก็บไฟล์ต้นฉบับและสำเนาสำรองในระบบที่ปลอดภัย
     6.2 ตรวจสอบคุณภาพไฟล์ดิจิทัลก่อนนำเข้าสู่ระบบ
     6.3 เข้ารหัสและกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเพื่อป้องกันการแก้ไขหรือทำลายข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาต
     6.4 บำรุงรักษาและตรวจสอบความสมบูรณ์ของไฟล์เป็นระยะ

7. การสงวนรักษาตามรูปแบบ OAIS (Open Archival Information System)
     7.1 การเตรียมวัสดุดิจิทัลเข้าสู่คลังสารสนเทศดิจิทัลพิบูลสงคราม จะมีการจัดการไฟล์ดิจิทัลและข้อมูล Metadata ที่จะถูกนำเข้ามาในระบบการเก็บรักษา โดยมีการตรวจสอบและการเตรียมข้อมูลให้พร้อมก่อนการนำเข้าคลังสารสนเทศดิจิทัล เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลมีความครบถ้วนและสามารถเข้าถึงได้ในอนาคต
     7.2 การนำเข้าข้อมูล (Ingest) ดำเนินการผ่าน SIP (Submission Information Package) อัปโหลดไฟล์และเมทาดาทาผ่าน  REST API หรือ Batch Import (CSV/XML) โดยกำหนดเมทาดาทาตามมาตรฐาน Dublin Core (DCMI) เพื่อให้ข้อมูลมีความสามารถในการอธิบายและสืบค้นได้ง่ายในอนาคต
     7.3 เมื่อทรัพยากรถูกนำเข้าสู่คลังสารสนเทศดิจิทัล จะจัดเก็บเป็น AIP (Archival Information Package) ในรูปแบบ Bitstream พร้อมเมทาดาทาที่เกี่ยวข้อง เพื่อรักษาความถูกต้องของข้อมูล  Checksum Validation เพื่อตรวจสอบความสมบูรณ์ของไฟล์ และรองรับการสำรองข้อมูล (Backup) และ การย้ายข้อมูล (Migration) ไปยังระบบอื่น
     7.4 บุคลากรที่เกี่ยวข้องจะรับผิดชอบในการพัฒนานโยบายและมาตรฐานการดำเนินงานของคลังสารสนเทศดิจิทัล รวมถึงการจัดการระบบต่าง ๆ เช่น การควบคุมการเข้าถึงและการให้บริการแก่ผู้ใช้งานเพื่อให้การใช้งานระบบเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและปลอดภัย
     7.5 การเข้าถึง (Access)  จัดเตรียมข้อมูลผ่านกระบวนการ DIP (Dissemination Information Package) ช่วยให้ผู้ใช้สามารถค้นหาทรัพยากรสารสนเทศได้อย่างรวดเร็วและสะดวก โดยการจัดการหน้าสืบค้นของคลังสารสนเทศดิจิทัลตามนโยบายที่กำหนด เช่น Open Access สำหรับการเข้าถึงแบบเสรี หรือ Restricted Access สำหรับการเข้าถึงแบบจำกัดสิทธิ์ิ์

8. มาตรฐานในการสงวนรักษาทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัล
การจัดการทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัลในคลังสารสนเทศดิจิทัลพิบูลสงครามใช้มาตรฐาน Dublin Core Metadata สำหรับการจัดเก็บข้อมูล เพื่อให้ข้อมูลมีความสามารถในการค้นหาและเข้าถึงได้อย่างมีประสิทธิภาพ ปฏิบัติตามรูปแบบการสงวนรักษา OAIS (Open Archival Information System) เพื่อรองรับการจัดการและการเก็บรักษาข้อมูลดิจิทัลในระยะยาว ใช้รูปแบบไฟล์ที่ได้รับการยอมรับในระยะยาว เช่น PDF/A, TIFF, XML เพื่อให้สามารถเปิดใช้งานได้ในอนาคต บันทึกและติดตามประวัติการเปลี่ยนแปลงของไฟล์ (Versioning) เพื่อติดตามการแก้ไขและปรับปรุงข้อมูล และจัดทำคู่มือและแนวทางปฏิบัติสำหรับบุคลากรที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างมีระเบียบและมีมาตรฐานในการจัดการข้อมูลดิจิทัล

9. การอพยพข้อมูล (กรณีเปลี่ยนระบบ)
คลังสารสนเทศดิจิทัลพิบูลสงคราม ได้มีการจัดทำแผนสำรองข้อมูลและทดสอบการย้ายข้อมูลก่อนดำเนินการจริง เพื่อป้องกันความสูญเสียที่อาจเกิดขึ้น ตรวจสอบความสมบูรณ์ของข้อมูลทั้งก่อนและหลังการอพยพ พร้อมใช้เครื่องมือหรือโปรแกรมที่รองรับการโอนย้ายข้อมูลอัตโนมัติให้เกิดความแม่นยำและมีประสิทธิภาพ ตรวจสอบความเข้ากันได้ของไฟล์และความสามารถในการเข้าถึงข้อมูลหลังการย้ายระบบ เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลสามารถใช้งานได้อย่างถูกต้องและต่อเนื่อง