การบำรุงรักษาไฟล์ดิจิทัลของคลังสารสนเทศดิจิทัลพิบูลสงคราม เป็นความรับผิดชอบของ งานบริการสารสนเทศและบริการวิชาการ โดยดำเนินการตรวจสอบไฟล์ดิจิทัล ปีละ 2 ครั้ง (รอบเดือนพฤษภาคม และรอบเดือนพฤศจิกายน) เพื่อรักษาสภาพไฟล์และความพร้อมในการให้บริการอย่างมีมาตรฐาน โดยมอบหมายให้ นักเอกสารสนเทศ เป็นผู้ตรวจสอบตามแนวทาง ดังนี้

1. การตรวจสอบไฟล์ต้นฉบับที่จัดเก็บใน NAS Server ของสำนักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศ ตรวจสอบความคงสภาพของไฟล์ ความสมบูรณ์ของข้อมูล การเปิดใช้งาน และความสอดคล้องกับรูปแบบมาตรฐานไฟล์ หากพบว่าไฟล์ไม่สามารถเปิดใช้งานได้ หรืออยู่ในรูปแบบล้าสมัย จะดำเนินการตามขั้นตอน ดังนี้
     1.1 ประสานงานกับหน่วยงานต้นทาง เช่น บัณฑิตศึกษาของแต่ละคณะ เพื่อขอรับไฟล์ต้นฉบับใหม่ และดำเนินการแปลงเป็นไฟล์มาตรฐานและจัดเก็บใหม่ในระบบ
     1.2 ดำเนินการนำไฟล์สำรองใน Backup Storage มาจัดการไฟล์ดิจิทัลและนำมาแปลงสภาพให้ได้มาตรฐานรูปแบบไฟล์
     1.3 ดำเนินการนำไฟล์สำรองใน Cloud Storage มาจัดการไฟล์ดิจิทัลและนำมาแปลงสภาพให้ได้มาตรฐานรูปแบบไฟล์
2. การตรวจสอบไฟล์ที่ให้บริการในคลังสารสนเทศ ที่ถูกจัดเก็บไว้ในเครื่องแม่ข่ายคอมพิวเตอร์ระบบคลังสารสนเทศดิจิทัลพิบูลสงคราม โดยการสุ่มจากคณะ/หน่วยงานหรือกลุ่มคอลเลกชันของทรัพยากร เพื่อความสมบูรณ์ของไฟล์ดิจิทัล รูปแบบและมาตรฐานไฟล์ดิจิทัล และความเป็นปัจจุบันของรูปแบบไฟล์ หากพบว่าไฟล์มีปัญหาในการใช้งานหรือดาวน์โหลด จะดำเนินการ ดังนี้
     2.1 ไฟล์เปิดไม่ได้หรือรูปแบบล้าสมัย ใช้ไฟล์จาก NAS Server มาแปลงรูปแบบและอัปโหลดกลับเข้าสู่ระเบียนในคลังสารสนเทศ
     2.2 ไฟล์ไม่สามารถดาวน์โหลดได้ ตรวจสอบที่อยู่ไฟล์ในระบบ หากพบข้อผิดพลาด ให้แก้ไขและอัปโหลดไฟล์ใหม่จาก NAS Server
3. การจัดการกรณีรูปแบบไฟล์ล้าสมัยหรือเสียหาย
หากพบว่าไฟล์ใดเสียหายหรือไม่สามารถใช้งานได้จากแหล่งใดแหล่งหนึ่ง (NAS, คลังสารสนเทศ, Cloud Storage) นักเอกสารสนเทศจะดำเนินการแปลงไฟล์ใหม่จากแหล่งที่ใช้งานได้ และอัปโหลดกลับเข้าสู่ระบบหลัก พร้อมจัดเก็บใน Cloud Storage และลบไฟล์เดิมจาก NAS Server และนำไฟล์ที่ทำการแปลงไฟล์ดิจิทัลเรียบร้อยจัดเก็บเข้าไปใหม่ เพื่อให้ไฟล์ดิจิทัลนั้น ยังคงสภาพความเป้นมาตรฐาน
4. มาตรฐานและแนวทางการจัดการไฟล์ การดำเนินการทั้งหมดต้องเป็นไปตาม คู่มือการจัดการไฟล์ดิจิทัล  แนวทางการนำข้อมูลเข้าสู่คลังสารสนเทศดิจิทัล เพื่อให้การเก็บรักษาไฟล์ใน NAS Server และ คลังสารสนเทศดิจิทัลพิบูลสงคราม มีความคงสภาพ ปลอดภัย และสามารถให้บริการได้ต่อเนื่องตามมาตรฐานที่กำหนด